Reglement og retningslinjer for booking på Chateau Neuf

Marte Gravem Isaksen

Studenter og studentforeninger leier i utgangspunktet gratis lokaler på Chateau Neuf. Dette betyr at du eller din studentforening fritt kan bruke lokalene til møter, fest, foredrag og liknende, med det inventar og eventuelle tekniske utstyr som måtte befinne seg i lokalene. Allikevel er det en del begrensninger i hva huset kan hjelpe til med, og hva vi kan tilby av tjenester ut over å stille lokalet til disposisjon uten vederlag. Under følger en veileder for booking av lokaler på huset, som vi ber at du leser gjennom før du henvender deg til bookingansvarlig eller benytter deg av kontaktskjemaet på vår nettside.

Det finnes også en bookingkalender du kan sjekke på forhånd for å orientere deg om hvilke datoer og tidspunkter som kan være ledige.

 

Hvordan booke et rom på Neuf

Fyll ut skjemaet på vår nettside, der du beskriver så detaljert som mulig hva slags arrangement du ønsker å gjennomføre, og hvordan gjennomføringen skal skje. Det er viktig for vår del at du får med omtrent hvor mange gjester du antar at kommer til arrangementet, når arrangementet starter og slutter, og om du eventuelt trenger noe tid utover dette til å klargjøre lokalet, eller til å rydde lokalet etter bruk.

I samme skjema er det også viktig at du får med hvilke behov du måtte ha utover bruken av lokalet i seg selv. Det er viktig at du spesifiserer behovene i bookingen, selv om lokalet har f. eks. a/v-utstyr som standard.

Lyd

De fleste rom har ikke noe innebygget plug&play a/v-system, så hvis du har behov for å spille musikk eller benytte en mikrofon under arrangementet må dette spesifiseres i bookinghenvendelsen. Vi har et enkelt portabelt PA-system til utlån, i tillegg til små miksebord, mikrofoner, mikrofonstativ og eventuelle kabler og overganger du måtte trenge. Dette utstyret kan du betjene selv, og slottsmester, dvs. driftsansvarlig på kveldstid, kan hjelpe deg med å sette opp utstyret.

Noen rom har egne lydsystemer. Disse skal kun opereres av våre egne lydteknikere. Skal du arrangere konsert eller lignende og du trenger å bruke lydsystemet i et av konsertlokalene, må du ha hjelp av en tekniker fra huset. Fristen for å booke tekniker er fire uker før arrangementet, men vær gjerne tidligere ute. Oppdaterte timepriser for teknikere får du ved henvendelse til bookingansvarlig.

Noen rom har plug&play-lydsystemer. Dette er spesifisert i romoversikten på våre nettsider.

Video

Vi har projektor og lerret til utlån dersom du trenger dette til arrangementet. Noen rom har også fastmonterte projektorer og automatiske lerret. Et av våre lokaler, Lillesalen, er et fullt utstyrt kinolokale med surroundanlegg. Filmfremviserutstyret tilhører Cinema Neuf, Chateau Neufs filmklubb, så hvis du ønsker å vise en film via deres utstyr må du på forhånd ha godkjenning av deres teknisk ansvarlig. Kontaktinfo finnes på cinemaneuf.no. Lillesalen har også et plug&play-system klargjort for filmvisning gjennom HDMI, som ikke krever godkjenning av filmklubben.

Lys

Konsertlokalene er utstyrt med enkle lysrigger til konserter/klubb o.l. Dette skal kun opereres av våre egne lysteknikere. Bookingfrist for disse er samme som for lyd, fire uker i forveien.

Vi har begrenset med lysutstyr tilgjengelig og derfor sjelden kapasitet til å flytte utstyr fra et rom til et annet dersom du skulle ønske en annen belysning enn rommet allerede har. Vi kan imidlertid formidle leie av ekstra utstyr dersom du skulle ønske noe utover det vi har liggende på huset.

Leie utenfor ordinære åpningstider

Hvis du ønsker at huset skal holde åpent utenfor de ordinære åpningstidene vil vi måtte fakturere for kostnadene til ekstra timer for driftsansvarlig (Slottsmester). Ordinær åpningstid er fra kl. 15 på hverdager og kl. 12 i helgene. Stengetidene varierer noe, men er vanligvis de samme som i baren, se under. Søndager er huset åpent fra kl. 12 til 18.

Servering

En av våre barer er som regel åpen fra kl. 14 til kl 24 på hverdager, og på fredag/lørdag til kl. 3. Enkelte lokaler har egne barer, som vi kan bemanne mot betaling. Fristen for å booke bartendere er den samme som for lys/lyd, fire uker i forveien. Ønsker du å holde baren lenger åpen for et arrangement på hverdager eller i helgen, har vi mulighet til å holde åpent til 0300 også disse dagene mot at du betaler for de ekstra timene vi må sette opp bartendere.

Kjøkkenet er åpent til kl 21 hver dag, men ikke i helgene, og kan levere mat til mindre arrangementer ved forhåndsbestilling i god tid.

Ordensvakter

På arrangementer med mange gjester vil vi måtte fakturere for de ekstrakostnadene som oppstår i forbindelse med vakthold. På de fleste arrangementer er det ikke behov for ordensvakter, men bookingansvarlig vil informere deg hvis det skulle bli nødvendig. Som et veiledende utgangspunkt er ordensvakter nødvendig når: det serveres alkohol på arrangementer med flere enn 250 besøkende; når det arrangeres julebord med flere enn 40 besøkende; når arrangementet har flere enn 400 besøkende uavhengig av om det serveres alkohol eller ikke; når det arrangeres fest med flere enn 100 besøkende. Det er allikevel opp til oss å vurdere om det er nødvendig med vakthold på det enkelte arrangement.

Større arrangementer

Ordningen med gratis leie for studenter og studentforeninger er ment for mindre arrangementer som enkelt kan gjennomføres. Hvis du planlegger et større arrangement bør du være forberedt på at administrative kostnader kan påløpe. Dersom dette er tilfelle vil vi gjøre deg oppmerksom på dette.

Generelle regler

Når du låner/leier lokaler eller utstyr på Chateau Neuf står du ansvarlig for alle skader på bygningsmasse, inventar, teknisk utstyr etc., og du plikter å erstatte kostnadene det medfører for oss å utbedre skadene.

Når du ankommer, og før du forlater huset skal du informere slottsmester og få åpning/stenging av lokalet godkjent. Lokalet skal også godkjennes av slottsmester før åpning for evt. publikum.

Eventuelt billettsalg skal gå gjennom husets system. Andre ordninger skal kun skje etter særskilt avtale. Huset forbeholder seg retten til å kreve 15 kr. i gebyr pr. løste billett.

All skjenking av alkohol må skje gjennom husets skjenkebevilling. Brudd på denne regelen kan medføre utkastelse for den enkelte eller opphør av leieavtalen i sin helhet. Servering av mat og drikke uten alkohol kan tillates i sluttet lag etter særskilt avtale.

Bruk av åpen ild og andre varmekilder er ikke tillatt i eller utenfor huset. Dette inkluderer stearinlys, telys, fakler og lignende.

Leietaker har ansvar for å rydde alle lokaler som har vært benyttet, dvs feie gulv, tømme søppel og sette på plass inventar og utstyr etter standard oppsett, med mindre annet er særskilt avtalt.

Leietaker plikter å sette seg inn i gjeldende sikkerhetsrutiner og branninstrukser for huset, og må rette seg etter pålegg gitt av husets brannvernleder (Slottsmester).